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lexoffice API Kochbuch - Buchhaltung

lexoffice Public API Kochbuch - Buchhaltung

Inhalt

Grundkonzept der lexoffice Buchhaltung

Das Konzept der lexoffice Buchhaltung weicht von der im Buchhaltungs-Umfeld üblichen Verwendung von Soll, Haben und SKU Konten ab.

lexoffice teilt Buchungsbelege in vier Belegarten ein:

Zur weiteren Klassifizierung von Belegen verwendet lexoffice anstelle von SKU Konten sogenannte Kategorien wie z.B. “Warenverkauf”, “Einnahmen”, “Miete”, “Lohn” und viele mehr. Anmerkung: Kategorien sind im Hintergrund auf SKU Konten gemappt.

lexoffice verwendet Kategorien anstelle von SKU Konten, damit unsere Anwender - die in der Regel über kein Buchhaltungs-Wissen verfügen und auch nicht aufbauen wollen - Ein- und Ausgaben in einer umgangssprachlichen Form erfassen können.

Damit sich die per API und Web-UI angelegten Belege identisch verhalten, zieht sich das Belegarten- und Kategorien-Konzept bis in die Public API durch.

Hinweis: lexoffice unterstützt nur die Währung EUR sowie die Steuersätze 0%, 5%, 7%, 16% & 19%.

Formular zur Erfassung von Buchhaltungs-Belegen

Abbildung: Formular zur Erfassung von Buchhaltungs-Belegen im lexoffice Web-UI

Belegarten

Einnahmebelege

Über Einnahmebelege werden in der Regel, die in vorgelagerten Anwendungen erstellten Rechnungen verbucht.

Beispiel: Ein Anwender betreibt einen Onlineshop, der auch die Rechnung erstellt. Diese Rechnung soll als Einnahme verbucht werden.

Einnahmen-Minderungs Belege

Über Einnahmen-Minderungs Belege werden in der Regel, die in vorgelagerten Anwendungen erstellten Einnahmen-Minderungen (ehemals Gutschriften) verbucht.

Beispiel: Im Onlineshop des Anwenders kommt es zu Retouren. Diese Retoure führt zu einer vollständigen oder teilweisen Erstattung des per Vorkasse erhaltenen Kaufbetrags. Der Onlineshop erstellt einen Einnahmen-Minderungs Beleg (ehemals Gutschrift), der verbucht werden soll.

Ausgabenbelege

Ausgabenbelege sind in der Regel Eingangs-Rechnungen, die verbucht werden sollen.

Beispiel: Rechnung über Telekommunikationsdienstleistungen, die als Ausgabe verbucht werden soll.

Ausgaben-Minderungs Belege

Dabei handelt es sich um Erstattungen bereits bezahlter Rechnungen.

Beispiel: Die Rechnung über Telekommunikationsdienstleistungen war zu hoch und der zuviel eingezogene Betrag wird erstattet. Die hieraus resultierende Ausgaben-Minderung soll verbucht werden.

Kontakte

Kunde, Lieferant, Kreditor, Debitor

Einnahmen & -Minderungen werden auf Kunden (Debitoren) und Ausgaben & -Minderungen auf Lieferanten (Kreditoren) gebucht.

Kunden und Lieferanten werden in lexoffice durch Kontakte repräsentiert. Kontakte sind über deren Eigenschaften als Lieferant (Kreditor) und / oder Kunde (Debitor) klassifiziert.

Einnahmen-Belege können mit Kontakten des Typs Kunde (Debitor) oder dem sogenannten Sammel-Kunden verknüpft werden.

Ausgaben-Belege können mit Kontakten des Typs Lieferant (Kreditor) oder dem sogenannten Sammel-Lieferanten verknüpft werden.

Zur Bearbeitung von Kontakten steht der contacts-Endpunkt zur Verfügung:

Sammel-Kunde, Sammel-Lieferant

Für manche Zwecke kann es sinnvoll sein, anstelle von dedizierten Kontakten, mit den Sammel-Kunden oder dem Sammel-Lieferanten zu arbeiten.

Beispiel: Ein Onlineshop generiert viele Rechnungen. Die Käufer sind in der Regel “Einmalkunden”, die nicht als Kontakt in lexoffice angelegt werden sollen. In diesem Fall können die Rechnungen unter Verwendung des Sammel-Kunden als Debitor als Einnahme-Beleg verbucht werden.

Hinweis: Bei Verwendung des Sammel-Kunden oder Sammel-Lieferanten wird der Umsatz auch dem Sammel-Kunden bzw. -Lieferanten zugeordnet.

Sammel-Kunde und Sammel-Lieferant sind Interna von lexoffice und können nicht per API gelesen oder verändert werden.

Bitte zu beachten: Der Sammel-Kunde und Sammel-Lieferant lässt sich zumeist nicht für die im Kapitel Häufige Sonderfälle beschriebenen Buchungs-Kategorien verwenden.

Kategorien

Kategorien & Steuersatz

Passend zu jeder Belegart stehen Kategorien und Steuersätze zur Verfügung. Eine Liste der zur Verwendung in der Public API zugelassenen Kategorien, sowie den möglichen Steuersätzen, befindet sich am Ende dieses Kochbuchs.

Bitte beachten Sie, dass JSON Payloads dahingehend validiert werden. Bei Validierungsfehlern kommt es zu einem HTTP 4xx Statuscode. Details entnehmen Sie bitte der API Dokumentation.

Häufige Sonderfälle

In der Buchhaltung ist mit diversen Sonderfällen zu rechnen.

Sonderfälle müssen in der Client-Anwendung erkannt und passend aufbereitet an lexoffice übermittelt werden.

Unternehmens-Einstellungen

In den “Allgemeinen Einstellungen” eines lexoffice Accounts werden die Unternehmens-Einstellungen vorgenommen.

Allgemeine Einstellungen

U.a. auch, ob das Unternehmen Umsatzsteuerbefreit ist und die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch genommen wird.

Umsatzsteuerbefreites Unternehmen

Upload von Dateien zu Belegen

Zu Belegen können eine oder mehrere Dateien per API hochgeladen werden. Hierfür steht in der API eine Komfort-Funktion zur Verfügung, die den Datei-Upload gleich mit einem existierenden Beleg verknüpft.

Details zu dieser Funktion finden Sie hier: https://developers.lexoffice.io/docs/#vouchers-endpoint-upload-a-file-to-a-voucher

Gruppierung von Rechnungspositionen für die Buchhaltung

Nachfolgend dargestellt wird eine Rechnung, die mehrere Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen enthält. Dies ist sicherlich nicht der Regelfall, aber veranschaulicht das Konzept sehr gut.

Die dargestellte Rechnung wurde in der Client-Anwendung (z.B. ein Online-Shop oder einer Middleware) generiert und soll nun per API in die lexoffice Buchhaltung übergeben werden.

Gruppierung Rechnungspositionen

Das Konzept basiert auf der Gruppierung von Rechnungspositionen in der Client-Anwendung, bevor diese an lexoffice übermittelt werden.

Hier die Regeln zur Gruppierung:

Daraus resultiert folgender lexoffice Buchhaltungs-Beleg. Links ein Ausschnitt der Beispiel-Rechnung, rechts die Daten der Buchung:

Buchhaltungsbeleg mit gruppierten Rechnungspositionen

Es ist zu erkennen, dass aus den vier Rechnungspositionen zwei voucherItems geworden sind. Gruppiert wurde in dem Fall nach Steuersatz (7% und 19%) und Buchungskategorie (“Einnahmen”).

Hier das JSON zum obigen Einnahme-Beleg:

JSON zum Einnahme-Beleg

Bitte halten Sie sich bei der Implementierung Ihrer Public API Schnittstelle an die Regeln zur Gruppierung.

Berechnung der Steuerbeträge

Spaltenmethode

Die Spaltenmethode bedeutet, dass in einer Nettorechnung zuerst alle Nettobeträge eines Steuersatzes summiert werden, und dann darauf der Steueranteil gerechnet wird. Alle Nettobeträge plus die Steueranteile ergeben den Bruttobetrag einer Rechnung.

Bei einer Bruttorechnung werden erst alle Bruttoanteile der Rechnung gruppiert nach Steuersatz summiert und dann wird die Steuer herausgerechnet. Die jeweilige Nettoanteil und die Steueranteile werden auf der Rechnung ausgewiesen.

Zeilenmethode

Im Gegensatz zur Spaltenmethode, ist ab und zu die Zeilenmethode anzutreffen.

Dort wird pro Zeile einer Rechnung zunächst der Steueranteil berechnet und dann werden bei einer Nettorechnung die Nettobeträge und die Steueranteile der einzelnen Zeilen summiert. Analog wird bei einer Bruttorechnung pro Zeile der Steueranteil herausgerechnet.

Daraus ergibt sich u.U. eine andere Summe der Rechnung als wenn diese nach der Spaltenmethode berechnet wird.

Änderbarkeit von Belegen

Unsere Public API bietet eine Möglichkeit zum Ändern von Belegen des Typs Einnahmen & Einnahmen-Minderungen an.

Die Änderung von Belegen per API wird verhindert wenn:

Ist ein Beleg nicht mehr änderbar, wird ein PUT {resourceurl}/v1/vouchers/{id} mit HTTP 406 oder HTTP 409 quittiert.

Liste der unterstützten Kategorien

Kategorie UUID Bezeichnung Steuersatz (in %) Sammelkontakt möglich
8f8664a1-fd86-11e1-a21f-0800200c9a66 Einnahmen 0; 5; 7; 16; 19 X
8f8664a0-fd86-11e1-a21f-0800200c9a66 Dienstleistung 0; 5; 7; 16; 19 X
8f8664a4-fd86-11e1-a21f-0800200c9a66 Honorar/Gage 0; 5; 7; 16; 19 X
8f8664a8-fd86-11e1-a21f-0800200c9a66 Warenverkäufe 0; 5; 7; 16; 19 X
8f8664a3-fd86-11e1-a21f-0800200c9a66 Erlösminderungen 0; 5; 7; 16; 19 X
7a1efa0e-6283-4cbf-9583-8e88d3ba5960 Einnahmen als Kleinunternehmer 0 X
be32ceb3-684a-485e-b628-4bcc748bac4b Bauleistungen §13b 0 -
380a20cb-d04c-426e-b49c-84c22adfa362 Fremdleistungen §13b 0 -
9075a4e3-66de-4795-a016-3889feca0d20 Innergemeinschaftliche Lieferung 0 -
ef5b1a6e-f690-4004-9a19-91276348894f Dienstleistungen an Drittländer 0 -
93d24c20-ea84-424e-a731-5e1b78d1e6a9 Ausfuhrlieferungen an Drittländer 0 -

Weitere Infos zu den aktuell gültigen Steuersätzen finden Sie hier.